สําหรับผู้ที่รับราชการแล้วย่อมคุ้นเคยกับคำว่าต้องเข้าประชุมเป็นพิเศษ เพราะระบบราชการของเรามีการประชุมโน่นประชุมนี่ไม่หยุดหย่อน

ขนาดผมเป็นคนที่เกษียณอายุราชการมาสี่ปีแล้ว ทางราชการก็ยังเรียกหาให้ผมกลับไปประชุมสารพัดเรื่องอยู่ทุกวัน

จากประสบการณ์นานปีตั้งแต่ผู้น้อยจนเป็นผู้ใหญ่และเป็นผู้แก่ในเวลานี้ ทำให้ผมพอจะอวดอ้างได้ว่า เป็นผู้รู้ราตรีนานหรือที่เรียกเป็นภาษาแขกว่า “รัตตัญญู” ในเรื่องการประชุมของเมืองไทยคนหนึ่ง

เป็นเหตุให้ได้รับเชิญไปบรรยาย หัวข้อเรื่องเทคนิคการประชุมที่มีประสิทธิภาพมาแล้วหลายครั้ง

วันนี้จะขอเก็บตกประสบการณ์และเรื่องที่เคยเล่าสู่กันฟังในห้องบรรยายเหล่านั้นมาขยายความในที่นี้บ้าง

การประชุมที่จะมีประสิทธิภาพและเรียกว่ามีความสำเร็จได้นั้นมีปัจจัยเกื้อหนุนหลายอย่าง

ขึ้นต้นตั้งแต่เรื่องที่ประชุม สมควรเป็นเรื่องที่มีแก่นสารหรือมีสาระอันควรแก่การที่จะต้องระดมสมองหลายคนมาช่วยกันคิด

อย่าลืมนะครับว่าการประชุมแต่ละครั้งมีค่าใช้จ่ายทั้งที่เห็นด้วยตาและไม่เห็นด้วยสายตาซุกซ่อนอยู่อีกมาก

ที่เห็นชัดๆ ก็ได้แก่ เบี้ยประชุมและอาหารการรับประทานตลอดจนถึงเอกสารประกอบการประชุมซึ่งมีหลายหน้ากระดาษ

ส่วนที่มองไม่เห็นก็คือมูลค่าของเวลาที่กรรมการแต่ละคนต้องละทิ้งงานประจำมาร่วมกันคิดอ่านในที่ประชุม ถ้าแต่ละคนไม่ต้องมาประชุมแต่นั่งทำงานอยู่ที่โต๊ะตัวเอง เห็นจะได้เนื้องานไม่น้อยเลยทีเดียว

การจัดวาระการประชุมที่จะเรียงลำดับก่อนหลังกันอย่างไร ก็เป็นเรื่องสำคัญไม่แพ้กัน

บ้านเราใช้เวลามากเหลือเกินกับวาระเพื่อทราบซึ่งอยู่ตอนต้นของการประชุม ขั้นตอนนี้กรรมการยังไฟแรงมาจากบ้าน ถึงแม้เป็นเรื่องเพื่อทราบแต่ก็ขยันให้ความเห็นเพิ่มเติมและตั้งข้อสังเกตแถมเข้าไปอีกหน่อย หมดไป 1 ชั่วโมงพอดี พอถึงเนื้อหาสำคัญการประชุมคือวาระเพื่อพิจารณาจริงๆ กรรมการก็หมดแรงเสียแล้ว แถมกรรมการบางคนต้องวิ่งไปประชุมคณะกรรมการชุดอื่นเสียแล้ว การพิจารณาในวาระสำคัญ กรรมการจึงกะพร่องกะแพร่ง น่าเสียดายมาก

ผมลองตรวจดูข้อกฎหมายแล้ว ไม่เคยมีกติกาที่กำหนดตายตัวว่าการจัดวาระการประชุมต้องเรียงลำดับให้เรื่องเพื่อพิจารณาต้องมาตามหลังวาระเพื่อทราบ

ดังนั้น จึงพบว่า ในคณะกรรมการบางชุดเขาจัดระบบให้วาระพิจารณาขึ้นมาก่อน แล้วตอนท้ายการประชุมจึงเป็นวาระเพื่อทราบ

ถึงตอนนั้นถ้าหมดเวลาประชุมเสียแล้ว ก็ถือเสียว่าทุกคนอ่านเอกสารมาล่วงหน้าแล้ว

ถ้าไม่มีประเด็นสงสัยอะไรก็ทราบตามเอกสาร เป็นอันว่ากลับบ้านได้ มีความสุขจังเลย

พูดถึงระยะเวลาประชุมว่าควรยาวนานแค่ไหน เรื่องนี้ก็อย่ามองข้ามความสำคัญไปนะครับ

ธรรมชาติของมนุษย์นั้นมีความอดทนอยู่ในระดับหนึ่ง ถ้าต้องบังคับให้ใส่ใจกับเรื่องอะไรเป็นเวลาช้านานจนร่างกายเหนื่อยล้า สมองฟกช้ำมึนงงแล้ว ถึงตอนนั้นคิดอ่านอะไรก็ไม่ออกหรอกครับ การประชุมที่มีคุณภาพจึงต้องมีระยะเวลาที่พอสมควร ตามปกติแล้วผมคิดว่าค่าเฉลี่ยอยู่ที่ประมาณสองหรือสามชั่วโมง เห็นจะยังพอพูดคุยกันไหว

แต่ทั้งนี้มีข้อยกเว้นว่าไม่ควรนำกติกานี้ไปใช้กับการประชุมสภาผู้แทนราษฎรหรือวุฒิสภา ซึ่งมีสมาชิกของแต่ละสภาเป็นเรือนร้อย สภาอย่างนั้นต้องปล่อยให้เขาว่ากันเต็มที่ จะข้ามวันข้ามคืนก็ต้องยอม

เพราะสุดท้ายแล้ว ถึงเวลาลงมติรัฐบาลก็ชนะทุกที ฮา!

มีเรื่องเล็กๆ ทางธุรการที่ขออนุญาตเล่าแทรกไว้หน่อยหนึ่งว่า อุปกรณ์ประกอบการประชุม เช่น ไมโครโฟนและจอโทรทัศน์สำหรับฉายภาพข้อมูลต่างๆ ก็มีความสำคัญไม่ใช่น้อย

ผมเคยเป็นประธานในที่ประชุมแห่งหนึ่ง ห้องประชุมมีขนาดใหญ่และโต๊ะประชุมก็เป็นโต๊ะรูปสี่เหลี่ยมผืนผ้า ตามเกียรติยศแล้วเขาจัดให้ผมนั่งหัวโต๊ะ กรรมการก็เรียงรายไปทางซ้ายและทางขวาตามแนวยาวของโต๊ะ ที่ปลายอีกด้านหนึ่งของโต๊ะ เป็นที่แขวนจอแสดงข้อมูล

นึกออกไหมครับว่าผู้ที่อยู่ไกลจากจอมากที่สุดคือผม อายุมากที่สุดในห้องก็คือผมอีกเหมือนกัน แล้วผมจะอ่านออกไหมครับว่าเขาเขียนว่าอะไรอยู่บนจอ

เรียกว่าที่นั่งของผมตกทิศผีหลวงจริงๆ การประชุมเรื่องเดียวกันนั้น ครั้งต่อไปผมต้องขอย้ายที่นั่งไปนั่งกลางโต๊ะด้านยาว สถานการณ์ทุลักทุเลก็ค่อยทุเลาลงไปหน่อย

เรื่องนี้ให้บทเรียนว่า ตำแหน่งที่มีเกียรติยศนี้มาพร้อมกับความลำบากยากเข็ญหนอ

โชคดีครับที่เดี๋ยวนี้หลายแห่งเขาจัดให้มีจอคอมพิวเตอร์ขนาดเล็กอยู่หน้ากรรมการแต่ละคนแล้ว ก็สะดวกดีครับ ผมเลยไม่ต้องเพ่งสายตาแบบสมัยก่อน รอดตัวไป

ในการประชุมเรื่องอะไรก็แล้วแต่ ทุกคนต้องเข้าใจบทบาทของตัวเองและเล่นให้สมบทบาท กรรมการแต่ละคนก็ต้องช่วยกันแสดงความคิดเห็นเพื่อให้ที่ประชุมแห่งนั้นได้รับมุมมองที่รอบด้านและนำไปสู่การตัดสินใจที่ดีที่สุด

ผมพบว่าการประชุมส่วนใหญ่ของระบบราชการไทยไม่มีการยกมือลงมตินะครับ ผู้ที่เป็นประธานจะฟังความเห็นที่ประชุมโดยรวมว่าส่วนใหญ่แล้วเห็นไปทางหนึ่งทางใด แล้วกล่าวสรุปเป็นมติของที่ประชุมอย่างนั้น นานๆ ครั้ง ในเรื่องที่มีความสำคัญหรือมีประเด็นที่อาจจะนำไปสู่การฟ้องร้องในวันข้างหน้าจึงจะมีการลงมติแบบยกมือหรือเขียนกระดาษลงคะแนนเสียง แล้วบันทึกความเห็นของฝ่ายข้างน้อยไว้ให้ชัดเจนด้วย

จะเรียกว่าสังคมไทยเป็นสังคมแห่งการประนีประนอมและรักษาหน้าซึ่งกันและกันก็คงจะได้

ในขณะที่กรรมการทุกคนมีความสำคัญ คนที่มีความสำคัญมากที่สุดในห้องประชุมอย่างไรก็หนีไม่พ้นไปจากผู้ทำหน้าที่ประธาน

ในทัศนะของผมแล้วประธานต้องมีทั้งบารมี มีศาสตร์และมีศิลป์ เพียงพอแก่การทำหน้าที่ประธาน

ที่ว่ามี “บารมี” นั้น พอขยายความได้ว่า ประธานน่าอยู่ในฐานะที่ทำให้กรรมการคนอื่นเขาเกรงใจ บารมีอาจเกิดด้วยองค์ประกอบที่ผสมผสานกันหลายอย่าง ตั้งแต่ตำแหน่ง วัยวุฒิ คุณวุฒิ ประสบการณ์ หรือชื่อเสียงเกียรติคุณ เรื่อยไปจนถึงการวางตัวในที่ประชุม นึกดูแล้วกันครับว่าถ้าประธานนั่งเอียงกระเท่เร่เกือบตกเก้าอี้มาตั้งแต่ต้นจนจบ ใครพูดอะไรก็ตัดบทเสียดื้อๆ จะเอาแต่อย่างที่ตัวเองอยากได้ แบบนั้นไม่ต้องประชุมก็ได้ครับ ประธานแบบนี้ผมเห็นว่าเป็นผู้ไม่มีบารมี จะมีก็แต่ “พระเดช” เท่านั้น

สองคำนี้สะกดต่างกัน และมีผลต่างกันมาก

นอกจากบารมีแล้วประธานยังต้องมีความรู้ในศาสตร์ที่ประชุม

ข้อนี้ผมหมายความว่าประธานต้องมีความรู้พอสมควรในเรื่องที่กำลังปรึกษาหารือกันอยู่ ฟังกรรมการอภิปรายแล้วสามารถติดตามประเด็นได้ถูกต้อง

จะตั้งคำถามต่อไปก็เข้าท่า

ถ้ากรรมการพูดอะไรแล้วมองดูแววตาท่านประธานเวิ้งว้างเหมือนเดินอยู่ในที่มืด กรรมการก็คงหวั่นไหวนะครับ

ก่อนการประชุมทุกนัด ประธานจึงต้องทำการบ้านให้มาก อย่างน้อยก็ต้องมีความเข้าใจในวาระที่จะประชุมพอสมควรแก่การทำหน้าที่ของตน

คนเราไม่ได้รู้อะไรทุกอย่างมาตั้งแต่เกิด ถ้าสงสัยก็ต้องขวนขวายหาความรู้ใส่กระเป๋าตัวเองไว้เป็นทุน

อีกข้อหนึ่งที่เป็นคุณสมบัติสำคัญสำหรับผู้เป็นประธานคือศิลป์ ศิลป์หรือศิลปะข้อนี้ ผมหมายความถึงศิลปะในการดำเนินการประชุมให้ราบรื่น ขณะเดียวกันกับที่สนับสนุนหรือเปิดโอกาสให้กรรมการได้แสดงความคิดเห็นโดยอิสระ

เวลากรรมการทำท่าจะขัดแย้งและลุกลามเป็นเรื่องทะเลาะกัน ประธานก็ต้องฉลาดพอที่จะไกลเกลี่ยหรือหาทางออกให้ได้

สำหรับผมเองได้พบกับตัวหลายครั้งว่า อารมณ์ขันช่วยได้ครับ อารมณ์ขันเมื่อเลือกใช้ให้พอเหมาะพอสมแล้วก็เป็นทางออกของวิกฤตได้เหมือนกัน

เขียนมาได้แค่นี้ต้องหยุดเขียนก่อนนะครับ นัดประชุมไว้กับเพื่อนบรรดาที่เกษียณแล้วเพื่อหารือกันว่าเดือนหน้าเราจะไปเที่ยวไหนกันดี วาระสำคัญอย่างนี้เราจะพลาดได้อย่างไร

อ้อ การประชุมวันนี้ไม่มีแบ่งหน้าที่ว่าใครเป็นประธาน ใครเป็นกรรมการนะครับ ทุกคนเป็นประธานเสมอกันหมด

สนุกน่าดูล่ะ