ทำงานที่บ้าน (Work from Home)

ช่วงนี้เหตุการณ์ COVID-19 น่าจะมีผู้ติดตามเป็นจำนวนมาก

สถานการณ์ที่ยังไม่มีทีท่าจะดีขึ้น

ทำให้พวกเราต้องช่วยกันดูแลกัน

บริษัทหลายแห่งได้เริ่มออกมาตรการ “ทำงานที่บ้าน”

เพื่อจะลดการใกล้ชิดซึ่งกันและกันของบุคคล

อันเป็นสาเหตุหลักให้เกิดการระบาดของโรคนี้

พอพูดถึง “การทำงานที่บ้าน”

คำถามที่ตามมาก็คือ “ทำอย่างไรให้ทำงานได้มีประสิทธิภาพ”

ไม่ว่าจะเป็นการเข้างานที่ตรงเวลา

การติดต่อสื่อสารกัน

การนำเสนองานต่างๆ นานา

สิ่งเหล่านี้สามารถใช้ “เทคโนโลยี” ช่วยได้ไม่ยากครับ

วันนี้อยากจะขออนุญาตแนะนำเครื่องมือระดับโลก

ที่เราสามารถใช้กันได้แบบฟรีๆ ครับ

สิ่งแรก การสื่อสาร การประชุม

อยากจะขอแนะนำโปรแกรมที่มีชื่อว่า “ซูม (Zoom)”

สามารถดาวน์โหลดมาใช้ได้ฟรีๆ คุยได้ 40 นาที

สามารถประชุมได้ทีละหลายๆ คน

แชร์หน้าจอ นำเสนอสไลด์ในเครื่องคอมพิวเตอร์ของเราได้ โดยกดแค่ปุ่มเดียว

สามารถส่งลิงก์ให้เพื่อนร่วมงานเข้าร่วมได้ด้วยคลิกเดียว

สัญญาณชัดเจน

ผมเองเพิ่งได้มีโอกาสใช้โปรแกรมนี้ในการสอนหนังสือที่จุฬาฯ แล้วครั้งหนึ่ง

พบว่า “ไม่แย่” ครับ

อาจจะไม่ดีเท่าเจอน้องๆ ตัวเป็นๆ

แต่ก็สามารถสอนหนังสือได้รู้เรื่องดีทีเดียว

มีเทคนิคที่จะทำให้ “การประชุม” มีประสิทธิภาพอย่างหนึ่ง

คือ “เปิดกล้อง” ครับ

เมื่อไรที่คนเข้าประชุมเปิดกล้องคุยกัน

เราจะถูกบังคับให้ตั้งใจฟังเพื่อนร่วมงาน

ทำให้เหมือนกับการประชุมจริงๆ มากกว่า

หากเปิดเพียง “เสียง” ไม่เปิดกล้องเหมือนที่หลายๆ คนชอบทำกัน

จะทำให้การประชุมใช้เวลานานขึ้น

เพราะคนจะ “สมาธิหลุด” หรือแอบลุกเดินไปทำอย่างอื่นได้ตลอดเวลา

ทำให้การพูดคุยต้องมีการพูดซ้ำไป-มาอยู่บ้าง

มีข้อมูลที่ได้จากเพื่อนๆ รอบตัว

พบว่าการประชุมโดยใช้ “เครื่องมือ” แบบนี้

กลับกลายเป็นว่า “มีประสิทธิภาพ” มากกว่าการประชุมแบบเจอตัวเป็นๆ ได้

หลายๆ ครั้ง “ใช้เวลาสั้นกว่า” มาก

เพราะคนจะพยายามฟังกันมากขึ้น

ไม่กล้าพูดแทรก พูดนอกเรื่อง

จะรู้สึกเกรงใจเพื่อนร่วมงานมากกว่าตอนที่ประชุมเจอกันตัวเป็นๆ

ที่สำคัญอีกอย่างคือ “ปุ่ม Mute” ที่ช่วยให้เสียงจากไมค์ของเราไม่ออกไปสู่วงประชุม

สิ่งนี้สำคัญมากๆ นะครับ ใครที่เข้าประชุมกับเพื่อนๆ ให้กดเปิดไมค์ตอนที่พูดเท่านั้น

เสียงบรรยากาศจะได้ไม่เข้าไปรบกวนเพื่อนๆ ในห้องประชุม

หลายๆ คนเข้า ฟังเอาดูไม่จืด ประชุมไม่รู้เรื่องเลยก็เป็นได้

เทคนิคง่ายๆ คือ คนที่จัดประชุม (Host) จะสามารถกดปุ่น “Mute All” ได้ครับ

ปุ่มนี้แทบจะสำคัญที่สุดสำหรับคนที่จัดประชุมแบบนี้ครับ

ควบคุมให้การประชุมเป็นไปได้อย่างราบรื่นเลย

อันนี้อยากให้ไปทดลองใช้คุยกันดูครับ

อีกเรื่องที่เพื่อนผมแนะนำมา แล้วผมเห็นว่าตลกดี แต่ก็ได้ผลมาก

คือ “การแต่งตัว” ครับ

แม้ว่าเราจะอยู่บ้านทำงาน

แต่หากเราแต่งตัวเหมือนอยู่ในที่ทำงาน

บางทีคล้องบัตรพนักงานด้วย เพื่อความสมจริง

อันนี้ก็ช่วยให้เกิด “แรงจูงใจ” ในการทำงานได้ครับ

การทำงานที่บ้านโดยใส่ชุดนอนทั้งวัน จะทำให้เราไม่มีวินัยที่จะนั่งทำงานนานๆ ได้ครับ

คนเราลองได้ใส่ชุดนอน ก็จะต้องมัวแต่หาที่ซุกหัวนอนแน่นอนครับ

เพราะฉะนั้น ชุดที่ใส่ จึงมีผลมากๆ ต่อจิตใจของเราเวลาทำงานที่บ้าน

ใส่ชุดทำงาน คล้องบัตรเหมือนเดิม ก็อาจจะช่วยได้ครับ

อีกเทคนิคหนึ่งที่จะช่วยให้การทำงานที่บ้านมีประสิทธิภาพ

คือ การแบ่งเวลาการทำงานเป็นช่วงๆ ทีละชั่วโมง สองชั่วโมง

มีพักกินขนมบ้าง พักไปออกกำลังกายนิดหน่อยบ้าง พักเล่นกับลูกบ้าง

สิ่งเหล่านี้จะช่วยให้ผ่อนคลาย และทำงานได้ดีขึ้นครับ

เพราะอะไรถึงต้องทำแบบนี้

ก็เพราะปกติแล้วเวลาเราไปที่ทำงาน เราก็ไม่ได้ทำงานตลอดนะครับ

เรามีการพักคุยนอกเรื่องกับเพื่อนร่วมงานเสมอในวันหนึ่งๆ

เรามีพักลงไปซื้อของกิน กินข้าวกลางวัน

สิ่งเหล่านี้มีผลต่อประสิทธิภาพในการทำงานทั้งสิ้นครับ

การพักผ่อนสั้นๆ ระหว่างการทำงานสักหนึ่งหรือสองชั่วโมง

จึงเป็นส่วนหนึ่งในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานที่บ้านครับ

สุดท้าย แม้จะลองทำทุกอย่าง ใช้เครื่องมือแล้ว

ก็ควรจะหมั่นตรวจสอบความเห็นของเพื่อนร่วมงานด้วย

ว่าจะปรับอะไรมั้ย อะไรเวิร์ก อะไรไม่เวิร์ก

ค่อยๆ ปรับ ค่อยๆ เปลี่ยนกันไป ตามความต้องการของแต่ละทีม

ซึ่งไม่จำเป็นต้องเหมือนกัน

อะไรที่ใช้ได้ก็ทำต่อ

อะไรที่อยากได้เพิ่มเติมก็ใส่เข้ามา

เห็นหน้าเพื่อนบ่อยๆ ให้หายคิดถึง เปิดกล้อง

แต่งตัวเหมือนไปทำงาน พักยืดเส้นยืดสายบ่อยๆ

เพียงแค่นี้ การทำงานที่บ้าน

ก็อาจจะไม่ได้แย่อย่างที่คิดก็เป็นได้ครับ