ธุรกิจพอดีคำ | กวีวุฒิ เต็มภูวภัทร

AI ไม่ใช่เรื่องยาก

: เมื่อคืนวันเสาร์กลายเป็นวันจันทร์ที่แสนสุข

คุณเคยรู้สึกหวั่นใจทุกครั้งที่ได้ยินคำว่า “AI” หรือไม่? เหมือนกำลังฟังภาษาต่างดาวที่คนรอบตัวพูดกันอย่างคล่องแคล่ว ขณะที่คุณยังคงงุนงงอยู่กับคำศัพท์ใหม่ๆ มากมาย

หรือคุณกำลังกังวลว่าสักวันหนึ่ง AI จะมาแย่งงานที่คุณรักไป?

แท้จริงแล้ว AI ไม่ได้น่ากลัวอย่างที่คิด และไม่ได้ซับซ้อนจนเกินกว่าที่คนทำงานประจำจะเข้าถึงได้

คำถามสำคัญคือ : ทำไมเราต้องปรับตัวให้เข้ากับ AI แทนที่จะปล่อยให้ AI เข้ามาแทนที่เรา?

โลกการทำงานกำลังเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว จากงานวิจัยล่าสุดพบว่า 85% ขององค์กรทั่วโลกกำลังเร่งปรับตัวรับกระแส AI

หากย้อนกลับไปเพียง 3 ปีก่อน ตอนนั้นเรายังไม่มีแม้แต่ ChatGPT เลยด้วยซ้ำ

แต่วันนี้ AI กลายเป็นเรื่องใกล้ตัวที่หลายบริษัทนำมาใช้เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานแล้ว

AI ไม่ใช่เรื่องของอนาคตอีกต่อไป แต่เป็นเรื่องของวันนี้ ของทุกวันจันทร์ถึงศุกร์ของคนทำงาน

การนำ AI มาใช้ไม่ได้หมายความว่าเราต้องเขียนโค้ดเองหรือเรียนรู้ศาสตร์ด้านวิทยาการข้อมูลแต่อย่างใด ปัจจุบันมีเครื่องมือ AI มากมายที่ออกแบบมาให้ใช้งานง่าย เพียงแค่พิมพ์คำสั่งหรือคลิกไม่กี่ครั้ง ไม่ต่างจากการใช้สมาร์ตโฟนหรือแอพพลิเคชั่นทั่วไป

ประโยชน์ของ AI ต่อการทำงานมีมากมายเกินกว่าจะนับได้ แต่สามารถสรุปได้เป็นสามประเด็นหลัก :

1. ลดงานซ้ำซาก – AI สามารถทำงานที่ต้องทำซ้ำๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ปลดปล่อยให้เรามีเวลาคิดสร้างสรรค์มากขึ้น

2. เพิ่มความแม่นยำ – AI ช่วยลดข้อผิดพลาดจากมนุษย์ โดยเฉพาะในงานที่ต้องการความละเอียดสูง

3. สร้างมุมมองใหม่ – AI สามารถวิเคราะห์ข้อมูลจำนวนมากและนำเสนอมุมมองที่อาจไม่เคยคิดถึงมาก่อน

แต่อย่าเพิ่งเชื่อคำพูดของผม มาดูตัวอย่างที่เป็นรูปธรรมกันดีกว่า

4 สถานการณ์จริง

: AI ทำให้วันจันทร์สดใสขึ้นได้อย่างไร

1. จากรายงานที่ใช้เวลา 3 ชั่วโมง เหลือเพียง 30 นาที

คุณสมศักดิ์ พนักงานฝ่ายการเงินของบริษัทแห่งหนึ่ง มีหน้าที่จัดทำรายงานสรุปค่าใช้จ่ายประจำเดือนทุกวันที่ 5 ของเดือน งานนี้ต้องรวบรวมข้อมูลจากหลายแผนก มาจัดหมวดหมู่ และสรุปเป็นรายงานที่อ่านเข้าใจง่าย

แต่ก่อน : คุณสมศักดิ์ต้องเปิดไฟล์ Excel หลายสิบไฟล์ คัดลอกตัวเลข จัดหมวดหมู่ใหม่ สร้างกราฟ และเขียนบทสรุป ใช้เวลาเฉลี่ย 3 ชั่วโมงต่อรายงานหนึ่งฉบับ

หลังใช้ AI : คุณสมศักดิ์เริ่มใช้ Power Automate (เครื่องมือ AI ง่ายๆ ที่มาพร้อมกับ Microsoft Office) เพื่อดึงข้อมูลจากไฟล์ต่างๆ โดยอัตโนมัติ และใช้ ChatGPT ช่วยเขียนบทสรุปจากตัวเลขที่ได้ ทำให้งานทั้งหมดเหลือเพียง 30 นาที

“ผมไม่เคยคิดว่าตัวเองจะใช้ AI ได้ เพราะไม่มีพื้นฐานด้านโปรแกรมมิ่งเลย แต่พอลองศึกษาจาก YouTube สัก 2-3 คลิป ก็ทำได้แล้ว” คุณสมศักดิ์กล่าว

“ตอนนี้ผมมีเวลาวิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึกมากขึ้น ซึ่งเป็นส่วนที่ผมชอบจริงๆ”

2. เมื่อการตอบอีเมลไม่ใช่ภาระอีกต่อไป

คุณนภา ผู้จัดการฝ่ายลูกค้าสัมพันธ์ ต้องตอบอีเมลลูกค้าวันละกว่า 50 ฉบับ หลายคำถามซ้ำกัน แต่ต้องปรับให้เข้ากับสถานการณ์เฉพาะของแต่ละลูกค้า

แต่ก่อน : คุณนภาใช้เวลาเกือบครึ่งวันไปกับการตอบอีเมล ทำให้งานอื่นๆ ต้องล่าช้าออกไป บางครั้งต้องทำงานล่วงเวลาเพื่อจัดการงานที่คั่งค้าง

หลังใช้ AI : คุณนภาเริ่มใช้ ChatGPT และ Claude เพื่อร่างคำตอบเบื้องต้น โดยป้อนข้อมูลสำคัญและให้ AI ช่วยเขียนอีเมลตอบ จากนั้นเธอจะตรวจสอบและปรับแต่งให้เหมาะสมก่อนส่ง

“ฉันประหยัดเวลาได้มากกว่า 70% และคำตอบมีความสม่ำเสมอมากขึ้น” คุณนภากล่าว

“ที่สำคัญ ฉันไม่รู้สึกเหนื่อยล้ากับการพิมพ์ซ้ำๆ อีกต่อไป และมีเวลาให้กับลูกค้าที่มีปัญหาซับซ้อนมากขึ้น”

3. การประชุมที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น ด้วยการสรุปอัตโนมัติ

ทีมการตลาดของบริษัทแห่งหนึ่งมีการประชุมระดมสมองทุกสัปดาห์ แต่มักพบว่าการจดบันทึกและสรุปไอเดียเป็นเรื่องยาก บางความคิดดีๆ หลุดหายไปเพราะไม่มีใครจดไว้ทันเวลา

แต่ก่อน : มอบหมายให้หนึ่งคนในทีมทำหน้าที่จดบันทึก ซึ่งทำให้คนนั้นไม่สามารถมีส่วนร่วมในการระดมสมองได้เต็มที่ และบางครั้งจดไม่ทัน

หลังใช้ AI : ทีมเริ่มใช้ Otter.ai หรือ Microsoft Teams ที่มีฟีเจอร์จดบันทึกการประชุมอัตโนมัติด้วย AI เมื่อประชุมเสร็จ ระบบจะสรุปประเด็นสำคัญ ข้อตกลง และงานที่ต้องทำต่อโดยอัตโนมัติ

“นี่เปลี่ยนวิธีการทำงานของเราไปเลย” คุณวิชัย หัวหน้าทีมกล่าว

“ทุกคนสามารถโฟกัสกับการระดมความคิดได้เต็มที่ ไม่ต้องกังวลว่าจะลืมไอเดียดีๆ และการติดตามงานก็ง่ายขึ้นมาก”

4. การวิเคราะห์ข้อมูลลูกค้าที่ไม่ต้องเป็นนักวิทยาศาสตร์ข้อมูล

คุณปิยะ พนักงานฝ่ายขาย ต้องการเข้าใจว่าลูกค้ากลุ่มไหนมีแนวโน้มซื้อผลิตภัณฑ์ใหม่มากที่สุด แต่ไม่มีความรู้ด้านการวิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึก

แต่ก่อน : ต้องขอความช่วยเหลือจากฝ่าย IT หรือนักวิเคราะห์ข้อมูล ซึ่งอาจใช้เวลารอคอยหลายวันหรือหลายสัปดาห์

หลังใช้ AI : คุณปิยะเริ่มใช้เครื่องมือวิเคราะห์ข้อมูลที่ขับเคลื่อนด้วย AI เช่น Power BI หรือ Tableau ซึ่งมีฟีเจอร์ “Ask Data” ที่ให้พิมพ์คำถามเป็นภาษาธรรมชาติ เช่น “ลูกค้ากลุ่มไหนซื้อสินค้ามากที่สุดในเดือนที่ผ่านมา” แล้วระบบจะแสดงผลเป็นกราฟหรือตารางให้ทันที

“ผมไม่เคยคิดว่าจะสามารถวิเคราะห์ข้อมูลซับซ้อนได้ด้วยตัวเอง” คุณปิยะกล่าว

“แต่ตอนนี้ผมสามารถดูเทรนด์และแนวโน้มต่างๆ ได้แบบเรียลไทม์ ไม่ต้องรอใคร ทำให้ปรับกลยุทธ์การขายได้ไวขึ้นมาก”

เทคนิคลับสำหรับการใช้ AI ให้ได้ผลดี

การใช้ AI ให้มีประสิทธิภาพสูงสุดมีเคล็ดลับอยู่ที่การสื่อสาร คำแนะนำเหล่านี้จะช่วยให้คุณได้ผลลัพธ์ที่ดีขึ้น :

1. ชัดเจนและเฉพาะเจาะจง – แทนที่จะพิมพ์ “ช่วยเขียนอีเมล” ลองพิมพ์ “ช่วยเขียนอีเมลถึงลูกค้าที่ค้างชำระเงิน 30 วัน โดยใช้โทนเป็นกันเองแต่จริงจัง และเสนอส่วนลด 5% หากชำระภายใน 7 วัน”

2. ให้บริบทที่เพียงพอ – AI ทำงานได้ดีขึ้นเมื่อมีข้อมูลเพียงพอ เช่น “ฉันทำงานในบริษัทค้าปลีกขนาดกลาง กลุ่มลูกค้าหลักเป็นผู้หญิงอายุ 30-45 ปี”

3. แบ่งงานใหญ่เป็นงานย่อย – แทนที่จะขอให้ AI เขียนรายงาน 20 หน้า ลองแบ่งเป็นการเขียนโครงร่าง เขียนแต่ละส่วน และสุดท้ายคือการตรวจทาน

4. ตรวจสอบผลลัพธ์เสมอ – AI ไม่ได้สมบูรณ์แบบ อาจให้ข้อมูลที่ไม่ถูกต้องหรือล้าสมัย จึงควรตรวจสอบข้อเท็จจริงและปรับแต่งผลลัพธ์เสมอ

จากวันจันทร์ที่น่าเบื่อ

สู่วันจันทร์แห่งความสำเร็จ

ลองนึกภาพวันจันทร์เช้า… แทนที่จะเข้าออฟฟิศมาเจอกับภูเขางานซ้ำซาก รายงานที่ต้องทำ อีเมลนับร้อยที่ต้องตอบ คุณสามารถปล่อยให้ AI ช่วยจัดการงานเหล่านั้น ขณะที่คุณโฟกัสกับงานที่มีคุณค่าและสร้างผลกระทบสูง

แซตเทอร์เดย์ไนต์ที่เคยกังวลเรื่องงานจนนอนไม่หลับ อาจกลายเป็นคืนแห่งความสบายใจ เพราะคุณมีเครื่องมือที่ช่วยให้วันจันทร์กลายเป็นวันที่มีประสิทธิภาพและสร้างสรรค์มากขึ้น

“เทคโนโลยีที่ดีที่สุดคือเทคโนโลยีที่ช่วยให้เราเป็นมนุษย์ที่ดีขึ้น” ไม่ใช่แค่ทำงานได้เร็วขึ้น แต่ช่วยให้เรามีเวลากับสิ่งที่มีความหมาย มีพลังสร้างสรรค์ และมีความสุขกับการทำงานมากขึ้น

และนั่นคือคำตอบของคำถามในตอนต้น : เราเรียนรู้การใช้ AI ไม่ใช่เพราะกลัวถูกแทนที่ แต่เพราะเราต้องการเติบโตและพัฒนาตัวเองไปพร้อมกับความก้าวหน้าของเทคโนโลยี เพื่อให้วันจันทร์ของเราเป็นวันแห่งโอกาสและความสำเร็จ ไม่ใช่วันที่น่าหวาดกลัวอีกต่อไป

AI ไม่ใช่เรื่องยาก ถ้าคุณกล้าที่จะเริ่มต้น

สะดวก ฉับไว คุ้มค่า สมัครสมาชิกนิตยสารมติชนสุดสัปดาห์ได้ที่นี่https://t.co/KYFMEpsHWj

— MatichonWeekly มติชนสุดสัปดาห์ (@matichonweekly) July 27, 2022