ธุรกิจพอดีคำ | กวีวุฒิ เต็มภูวภัทร

‘ประชุมอย่างไร ให้ได้งานจริงๆ’

คุณเคยสงสัยไหมว่า ทำไมบางองค์กรถึงประชุมทั้งวัน แต่งานไม่คืบหน้า

ในขณะที่บางองค์กรประชุมแค่ 15 นาที แต่สามารถสร้างนวัตกรรมที่เปลี่ยนแปลงโลกได้?

คำตอบอาจไม่ได้อยู่ที่จำนวนชั่วโมงที่ใช้ในห้องประชุม

แต่อยู่ที่วิธีการจัดการกับเวลาเหล่านั้นต่างหาก

จากการศึกษาของมหาวิทยาลัยสแตนฟอร์ดพบว่า ผู้บริหารระดับสูงใช้เวลากว่า 23 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ในการประชุม ขณะที่พนักงานทั่วไปใช้เวลา 12 ชั่วโมงต่อสัปดาห์

แต่น่าตกใจที่พบว่า 71% ของการประชุมเหล่านั้นไม่มีประสิทธิผล หรือพูดง่ายๆ คือ “เสียเวลาเปล่า”

“เวลาคือชีวิต และชีวิตคือเวลา” คำกล่าวของ Tim Cook ซีอีโอของ Apple ที่สะท้อนให้เห็นว่าทำไมบริษัทเทคโนโลยีชั้นนำถึงให้ความสำคัญกับการบริหารเวลาในการประชุมมากนัก

มีหลักการน่าสนใจที่เรียกว่า “POWER Meeting Framework” ซึ่งเป็นหัวใจสำคัญของการประชุมที่มีประสิทธิภาพ

P- Purpose First (เป้าหมายต้องมาก่อน)

“ถ้าคุณไม่รู้ว่าจะไปไหน ทุกถนนก็พาคุณไปที่นั่นได้” คำพูดติดตลกของผู้บริหาร Google ที่สะท้อนความสำคัญของการมีเป้าหมายชัดเจน

[บทสนทนาในห้องประชุม Google]

ผู้จัดการ : “วันนี้เราจะคุยเรื่องยอดขาย…”

พนักงาน : “คุยเพื่ออะไรครับ?”

ผู้จัดการ : “ก็… เพื่อให้รู้ว่ายอดขายเป็นยังไง”

พนักงาน : “แล้วถ้ารู้แล้ว เราจะทำอะไรต่อครับ?”

ผู้จัดการ : “อืม… เดี๋ยวขอยกเลิกประชุมก่อน ผมจะกลับไปคิดเป้าหมายให้ชัดเจนกว่านี้”

O- Optimize Time (เวลาต้องเหมาะสม)

“ถ้าคุณให้เวลาคนพูด 1 ชั่วโมง เขาจะใช้ 1 ชั่วโมง แต่ถ้าให้ 15 นาที เขาก็จะพูดจบใน 15 นาที” หลักการของ Elon Musk ที่ใช้ในการประชุมที่ Tesla

[บทสนทนาในห้องประชุม Tesla]

พนักงาน A : “ผมขอเวลา 1 ชั่วโมงนำเสนอครับ”

Elon : “คุณมี 15 นาที”

พนักงาน A : “แต่มันเยอะมากเลยครับ”

Elon : “งั้นคุณมี 10 นาที” [เสียงหัวเราะทั้งห้อง]

พนักงาน A : “เอาเป็น 15 นาทีดีกว่าครับ”

W- Who Matters (คนที่ใช่ต้องมา)

กฎ “Two Pizza Rule” ของ Amazon ไม่ใช่เรื่องตลก แต่เป็นหลักการทางวิทยาศาสตร์ที่พิสูจน์แล้วว่า การตัดสินใจที่มีประสิทธิภาพเกิดขึ้นได้ดีที่สุดเมื่อมีคนไม่เกิน 8 คน

[บทสนทนาในห้องประชุม Amazon]

ผู้จัดการ : “วันนี้มี 20 คนเข้าประชุม”

Jeff : “พิซซ่าสองถาดเลี้ยงไม่พอแน่”

ผู้จัดการ : “งั้นผมสั่งพิซซ่าเพิ่มไหมครับ?”

Jeff : “ไม่ต้อง ลดคนดีกว่า ใครที่ไม่ได้ตัดสินใจอะไรในวันนี้ ออกไปได้เลย”

E- Engagement Required (ทุกคนต้องมีส่วนร่วม)

“การประชุมไม่ใช่การแสดงละครเวที ที่มีคนพูดคนเดียว แล้วคนอื่นนั่งดู” หลักการของ Apple ที่เน้นการมีส่วนร่วม

[บทสนทนาในห้องประชุม Apple]

ผู้จัดการ : “สังเกตว่าคุณนั่งเงียบมา 20 นาทีแล้ว คุณคิดยังไงกับเรื่องนี้?”

พนักงาน : “ผมว่า…”

ผู้จัดการ : “เดี๋ยวก่อน ช่วยยืนขึ้นแล้วค่อยพูด จะได้ตื่นตัว” [ทุกคนหัวเราะ แต่ก็ยืนตาม]

R- Result Oriented (มุ่งเน้นผลลัพธ์)

“ถ้าคุณออกจากห้องประชุมแล้วไม่รู้ว่าต้องทำอะไร แสดงว่าการประชุมนั้นล้มเหลว” หลักการของ Microsoft ที่เน้นผลลัพธ์เป็นหลัก

[บทสนทนาในห้องประชุม Microsoft]

ผู้จัดการ : “ก่อนจบการประชุม ทุกคนช่วยบอกหน่อยว่าต้องทำอะไรต่อ”

พนักงาน A : “ผมต้องส่งรายงานภายในพรุ่งนี้”

พนักงาน B : “…”

ผู้จัดการ : “คุณ B ไม่มีอะไรต้องทำเหรอ?”

พนักงาน B : “มี แต่ไม่แน่ใจว่าอะไร”

ผู้จัดการ : “งั้นเรายังไม่จบการประชุม”

แล้วองค์กรไทยจะนำหลักการเหล่านี้มาใช้ได้อย่างไร?

ผู้เชี่ยวชาญด้านการพัฒนาองค์กรแนะนำให้เริ่มจาก “SMART Start” ซึ่งประกอบด้วย :

S- Start with Why (เริ่มจากเหตุผล) ทุกการประชุมต้องตอบได้ว่า “ทำไมต้องประชุม?” ถ้าตอบไม่ได้ ไม่ต้องประชุม

M – Measure Time (วัดผลด้วยเวลา) กำหนดเวลาชัดเจน และมี “ผู้พิทักษ์เวลา” คอยควบคุม

A – Action Required (ต้องมีการกระทำ) ทุกการประชุมต้องนำไปสู่การกระทำที่ชัดเจน

R – Right People (คนที่ใช่) เชิญเฉพาะคนที่เกี่ยวข้องจริงๆ

T – Track Progress (ติดตามความคืบหน้า) มีระบบติดตามผลที่ชัดเจน

“การเปลี่ยนวัฒนธรรมองค์กรเป็นเรื่องยาก แต่ไม่ใช่เรื่องไม่มีทางเป็นไปได้” ผู้บริหารบริษัทไทยที่นำหลักการนี้ไปใช้กล่าว “เราเริ่มจากการเปลี่ยนตัวเอง จากนั้นค่อยๆ ขยายไปทั้งองค์กร”

ความน่าสนใจอยู่ที่ แม้แต่บริษัทระดับโลกก็ยังต้องคอยปรับปรุงวิธีการประชุมอยู่เสมอ “เพราะเวลาคือทรัพยากรที่มีค่าที่สุด และไม่สามารถซื้อคืนได้” ผู้บริหาร Google กล่าว

สุดท้ายแล้ว คำถามที่ว่า “การประชุมที่ดี คือการฆ่าเวลา หรือการให้ชีวิตกับเวลา?” คำตอบอาจไม่ได้อยู่ที่ทฤษฎีหรือหลักการ แต่อยู่ที่การลงมือทำ

“ถ้าคุณใช้เวลาอ่านบทความนี้จบ แล้วไม่ได้เปลี่ยนวิธีการประชุมของคุณ นั่นแสดงว่าคุณเพิ่งฆ่าเวลาไป 10 นาที” ผู้เชี่ยวชาญทิ้งท้ายอย่างคมคาย “แต่ถ้าคุณลุกขึ้นมาเปลี่ยนแปลง นั่นแสดงว่าคุณเพิ่งให้ชีวิตกับเวลาที่เหลือของคุณ”

เพราะในที่สุด การประชุมไม่ใช่แค่การนั่งคุยกัน แต่เป็นเครื่องมือในการขับเคลื่อนองค์กร และเป็นตัวชี้วัดว่าองค์กรของคุณให้ความสำคัญกับเวลา ซึ่งก็คือชีวิตของทุกคน มากแค่ไหน

แล้วคุณล่ะ พร้อมจะเปลี่ยนการประชุมของคุณให้มีชีวิตชีวาขึ้นหรือยัง?

สะดวก ฉับไว คุ้มค่า สมัครสมาชิกนิตยสารมติชนสุดสัปดาห์ได้ที่นี่https://t.co/KYFMEpsHWj

— MatichonWeekly มติชนสุดสัปดาห์ (@matichonweekly) July 27, 2022