บทความพิเศษ

จักรกฤษณ์ สิริริน

 

‘จัดลำดับความสำคัญ’

Most Important Task

อันดับแรก ‘รักษาชีวิตประชาชน’

 

ผมเคยเขียนถึงเรื่องราวของการ “จัดลำดับความสำคัญ” มาแล้วครั้งหนึ่ง ใน “มติชนสุดสัปดาห์” ของเราแห่งนี้

ชื่อตอนว่า “จาก “ภาวะผู้นำทางการทหาร” สู่ “ภาวะผู้นำทางการบริหาร” Eisenhower Decision Matrix โมเดลง่ายๆ ที่หลายคนไม่รู้จัก”

Eisenhower Decision Matrix มีที่มาจากชื่อของ Dwight D. Eisenhower ประธานาธิบดีคนที่ 34 ของสหรัฐอเมริกา ผู้เป็นทั้งนักการทหาร และนักบริหาร

ซึ่งแน่นอนว่า ทั้ง 2 สถานะ ในฐานะ “ผู้นำ” ของ “สหรัฐอเมริกา” ทั้งใน “ยามสงคราม” (ยามศึก) และใน “ยามปกติ” (ยามสงบ)

“เป้าหมายสูงสุด” ของ “ผู้นำ” คือ “รักษาชีวิตประชาชน” ไม่ให้อดอยากยากแค้น “อดข้าวอดน้ำตาย” หรือไปรบถูกข้าศึกฆ่าตาย “สิ้นชาติสิ้นแผ่นดิน”

Eisenhower Decision Matrix คือกระบวนการ “จัดลำดับความสำคัญ” ของงาน โดย Eisenhower ได้กำหนดกฎเกณฑ์ในการแบ่งประเภทของงาน ว่าสิ่งใดควรทำก่อน และอะไรควรทำหลัง โดยแบ่งออกเป็น 4 ช่อง ประกอบด้วย

1. Do หมายถึง งานใดๆ ที่มีทั้ง “ความสำคัญ” และ “ความเร่งด่วน” งานนั้นต้อง Do it now! หรือ “ทำทันที!” “ทำเดี๋ยวนี้!”

2. Decide หมายถึง งานชิ้นนั้น “มีความสำคัญ” แต่ “ไม่เร่งด่วน” หากงานของใครมาตกในช่องนี้ ก็ให้ Schedule a time to do it คือให้วางแผนจัดทำงานนั้นๆ ทันที “ที่มีเวลา!”

3. Delegate หมายถึง งานที่ท่านควรมอบหมายให้ผู้ช่วย หรือลูกน้องดำเนินการแทน โดยถามตัวเองว่า Who can do it for you? (ให้ใครทำดี) เพราะงานชิ้นนี้ “ไม่สำคัญ” แต่เป็น “งานด่วน”

4. Delete หมายถึง งานกระจอกงอกง่อย ที่ไม่มีทั้ง “ความเร่งด่วน” และ “ความสำคัญ” อันใดเลย ให้ท่าน Eliminate (กำจัด) ออกไปจากสมอง 84,000 เซลล์โดยด่วน!

จาก Eisenhower Decision Matrix ณ วันนั้น ในวันนี้ เรามาดูแนวคิดการ “จัดลำดับความสำคัญ” อีกทฤษฎีหนึ่ง ซึ่งมีชื่อว่า Most Important Task ครับ

 

Most Important Task มีชื่อเรียกย่อๆ ว่า MIT หมายถึง “การเรียงลำดับความสำคัญ” เพื่อให้เกิดความง่ายในการทำงาน

หลักใหญ่ใจความของ MIT ก็คือ การทำ To-Do-List หรือ “รายการที่ต้องทำ” เพื่อจัดเรียงความสำคัญงาน ซึ่งกำหนดไว้ว่า “จะต้องมีไม่เกิน 5 รายการ”

MIT เหมาะสำหรับคนที่ “งานล้นมือ” ที่ “ยิ่งทำ” ก็กลับยิ่งมี “ความคืบหน้าน้อยมาก” คุ้นๆ แฮะ!

เคล็ดลับความสำเร็จของแนวคิด Most Important Task ก็คือ การเลือกทำ “งานยากที่สุด” เป็นอันดับแรก และ “ต้องทำให้สำเร็จให้ได้”

ขั้นตอนก็คือ เมื่อเลือก “งานยากที่สุด” ออกมาทำแล้ว ให้ “จดจ่อ” กับงานนั้นอย่างเดียวเป็นเวลา 15 นาที

อาจทำรวดเดียวจบ หรือออกไปบิ๊วอารมณ์ ออกไปเดินเล่นนอกห้อง ก่อนจะกลับมาที่โต๊ะอีกครั้งด้วยความเบิกบานสำราญใจ

เมื่อ “งานยากที่สุด” (สำคัญที่สุด) ใน To-Do-List ของ Most Important Task ถูกเราจำกัดออกไปเป็นที่เรียบร้อยแล้ว งานอื่นใดหลังจากนั้น ก็จะเหลือแต่งานหมูๆ นั่นเองครับ

งานหมูในที่นี้ หมายถึง การที่สายตาของเราแลเห็นแต่ “งานง่าย” (งานหมู) ที่เหลืออยู่ในมือ หรือใน To-Do-List ดังนั้น สภาพจิตใจของเราก็จะผ่อนคลายมากขึ้นนั่นเอง

เพราะหากสภาพจิตใจของเราไม่ผ่อนคลาย สิ่งที่จะส่งผลต่อมาก็คือ ความกลัวที่จะเริ่มลงมือทำงานใหม่

ดังนั้น MIT จึงมีส่วนช่วยเราในการปรับสมดุลจิตใจไปพร้อมๆ กับเกิดประสิทธิผลจากการทำงานนั่นเองครับ!

 

ผมอยากยกตัวอย่าง สิ่งที่ผมเคยทำ Most Important Task ในการบริหารจัดการการเรียนการสอน โดยเฉพาะอย่างยิ่ง การจัดตารางสอนตารางเรียน

ที่ส่วนใหญ่มักเรียงวิชาจากง่ายไปหายาก

แต่หากเราใช้หลักการ To-Do-List คือเลือก 5 วิชาที่สำคัญจำเป็น มาให้ผู้เรียนได้ศึกษาก่อน ความท้าทายก็คือ เราจะเลือกวิชายากที่สุดอะไรมาใส่ไว้ใน “ลำดับ 1” หรือ “วิชาแรก”

เพราะเมื่อผู้เรียนได้รู้ถึงหลักใหญ่ใจความ หรือได้ผ่านวิชายากที่สุด (สำคัญที่สุด) ไปแล้ว ผู้เรียนก็จะสามารถบริหารจัดการ และทำความเข้าใจกับ “วิชาหมูๆ” ที่ง่ายลงไปเรื่อยๆ ได้ไม่ยากเย็นนั่นเองครับ

ตัวอย่างเกี่ยวกับการจัดการเรียนการสอน จึงแสดงให้เห็นภาพที่ชัดเจนของ Most Important Task ผ่าน To-Do-List “5 วิชา” จากยากไปหาง่ายนั่นเองครับ

แน่นอนว่า หากเราพิจารณาถึงการนำ MIT ไปปรับใช้กับการทำงานประจำแบบมนุษย์เงินเดือน ก็คงพอจะจินตนาการได้ว่า Most Important Task มีความเหมาะสมมาก

โดยเฉพาะอย่างยิ่ง หากนำไปประยุกต์ใช้กับการบริหารจัดการการเรียนการสอน

แต่ถ้านำมาปรับใช้กับบรรดา Freelance ซึ่งเป็นอาชีพที่ต้องการการจัดสรรเวลาทำงาน และบริหารจัดการความรับผิดชอบต่างๆ ทั้งหลายด้วยตัวเองแล้ว

Most Important Task อาจกลายเป็นเรื่องยากในการนำมาปฏิบัติให้เกิดผลลัพธ์ขึ้นจริง

เพราะส่วนใหญ่แล้ว ลักษณะงานของอิสรชนคน Freelance นั้น แม้จะมี Deadline ที่ชัดเจนคอยกำกับอยู่ ทว่า ก็มักจะมีการผัดวันประกันพรุ่งเกิดขึ้นอยู่เสมอนั่นเอง

ดังนั้น การนำรูปแบบ Most Important Task ที่ผมเคยนำไปใช้กับการบริหารจัดการการเรียนการสอน อาจเป็นวิธีหนึ่งซึ่งน่าสนใจสำหรับเพื่อนๆ ชาว Freelance นะครับ

โดยเฉพาะอย่างยิ่ง “การจัดลำดับความสำคัญ” ของ “ชิ้นงานที่ยากที่สุด” หรือ “ชิ้นงานที่สำคัญที่สุด” และ “ชิ้นงานที่จำเป็นที่สุด” ที่ต้องวางลำดับก่อน-หลังให้ชัดเจน

ซึ่งต้องไม่ลืมว่า ควบคู่กันกับ To-Do-List “5 งานยาก” นั้น Deadline ก็เป็นสิ่งที่เสมือน “ชนักปักหลัง” ชาว Freelance อยู่

ดังนั้น ศิลปะ MIT สำหรับอิสรชนคน Freelance ก็คือ การให้น้ำหนักความสำคัญที่เท่าเทียมกันระหว่าง To-Do-List กับ Deadline นั่นเองครับ

 

ท้ายที่สุด งานอีกอาชีพหนึ่งซึ่งหากจะยกตัวอย่างให้เห็นภาพที่ชัดเจนขึ้นเกี่ยวกับ Most Important Task ก็อยากจะยกตัวอย่าง อาชีพนักเขียนหนังสือเล่ม หรือ Pocket Book

ซึ่งเป็นอาชีพที่ว่ากันว่า ที่ไม่มีกำหนดเวลาตายตัวสำหรับรวมเล่ม เพราะการรวมเล่มอาจถูกดองทิ้งไว้ข้ามปี หรือหลายๆ ปีได้แบบตามสบายใจท่าน

จากรูปแบบการทำงานที่ไร้ข้อผูกมัด และข้อบังคับใดๆ พูดอีกแบบก็คือ เป็นอาชีพที่เหนือกาลเวลา (ฮา)

ดังนั้น อาชีพนักเขียนอิสระนั้น หากจะนำทฤษฎี Most Important Task หรือ MIT ภายใต้แนวคิด To-Do-List มาปรับประยุกต์ใช้แล้ว จะว่าไปก็คงคล้ายคลึงกับอิสรชนคน Freelance อยู่พอสมควร

กล่าวคือ ความเหมือนที่แตกต่างระหว่างชาว Freelance กับอาชีพนักเขียนอิสระนั้นก็คือ การสร้างสมดุลระหว่าง “ระยะเวลารวมเล่ม” กับ To-Do-List

เหมือนกับศิลปะ MIT สำหรับอิสรชนคน Freelance ก็คือ การให้น้ำหนักความสำคัญที่เท่าเทียมกันระหว่าง To-Do-List กับ Deadline นั่นเองครับ

 

ดังนั้น จาก Eisenhower Decision Matrix ถึง Most Important Task ที่กล่าวมาทั้งหมดนี้

โดยเฉพาะอย่างยิ่ง หากเทียบกับ “ภาวะผู้นำ” ของ Dwight D. Eisenhower ประธานาธิบดีคนที่ 34 ของสหรัฐอเมริกา ผู้เป็นทั้งนักการทหาร และนักบริหาร

ซึ่งแน่นอนว่า ทั้ง 2 สถานะ ในฐานะ “ผู้นำ” ของ “สหรัฐอเมริกา” ทั้งใน “ยามสงคราม” (ยามศึก) และใน “ยามปกติ” (ยามสงบ)

“เป้าหมายสูงสุด” ของ “ผู้นำ” คือ “รักษาชีวิตประชาชน” ไม่ให้อดอยากยากแค้น “อดข้าวอดน้ำตาย” หรือไปรบถูกข้าศึกฆ่าตาย “สิ้นชาติสิ้นแผ่นดิน”

ดังนั้น การ “จัดลำดับความสำคัญ” หรือ Most Important Task ของไทยในเวลานี้ อันดับแรกคือ “รักษาชีวิตประชาชน”

นั่นคือ การหาวัคซีนให้ทัน และเพียงพอต่อความต้องการของประชาชนเพื่อ “รักษาชีวิตประชาชน” ครับ!